Utilizzo dell’AI nell’amministrazione scolastica

Nelle ultime settimane, l’Italia ha compiuto un passo significativo verso la regolamentazione dell’Intelligenza Artificiale (AI) con l’approvazione alla Camera dei Deputati del disegno di legge di iniziativa governativa che introduce disposizioni e deleghe al Governo in materia. Questa normativa nazionale si affianca al Regolamento europeo AI Act del 2024, mirando a creare un sistema di governance specifico per il contesto italiano, capace di mitigare i rischi e cogliere le immense opportunità offerte dall’AI. Composta da 28 articoli, la norma spazia dai principi generali alle applicazioni settoriali, dalla strategia nazionale alle disposizioni penali, con un focus particolare sul settore del lavoro, dove l’impiego dell’AI dovrà rispettare la dignità umana e garantire trasparenza. Le autorità designate per l’applicazione di questa normativa sono l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e l’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN).

Un vuoto normativo nel settore educativo

Nonostante il nuovo dispositivo che investe settori disciplini cruciali come sanità, lavoro, pubblica amministrazione e attività giudiziaria, emerge una lacuna significativa per il comparto scuola. Il legislatore, pur includendo genericamente gli “istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative” tra le amministrazioni pubbliche soggette alla disciplina generale (art. 1), non ha ritenuto di inserire disposizioni dedicate specificamente al sistema educativo. L’art. 5 si limita a un generico richiamo alla promozione dello sviluppo dell’AI “in tutte le catene del valore e le funzioni organizzative”, senza specificare il ruolo e le peculiarità del settore scolastico, in particolare nel rapporto con studenti minorenni.

Questo vuoto normativo costringe le scuole a fare riferimento alle disposizioni generali previste per la pubblica amministrazione. L’art. 14 stabilisce che l’utilizzo dell’AI nella PA deve avvenire nel rispetto dei principi di trasparenza, proporzionalità e controllo umano, garantendo che le decisioni finali rimangano sempre in capo alle persone. Per quanto riguarda la protezione dei dati degli studenti, l’art. 4 prevede che per i minori di 14 anni sia necessario il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, mentre i maggiori di 14 anni esprimono direttamente il consenso, purché le informazioni siano facilmente accessibili e comprensibili.

L’AI nella pratica scolastica: un cambio di paradigma necessario

L’adozione dell’AI nella PA, e di conseguenza anche nella scuola, richiede un profondo cambio di paradigma organizzativo e culturale. L’AI promette di rivoluzionare i servizi, rendendoli più efficienti, personalizzati e capaci di supportare le decisioni. Tuttavia, la sua implementazione pratica incontra spesso ostacoli di natura tecnologica, normativa e, soprattutto, culturale.

L’AI porta con sé alcune peculiarità distintive:

• automation: può automatizzare attività ripetitive, liberando risorse umane per compiti più strategici
• personalization: consente esperienze personalizzate, adattando servizi e contenuti alle preferenze individuali;
• efficiency: ottimizza i processi, migliora la produttività e riduce i costi;
• innovation: alimenta scoperte rivoluzionarie, portando a nuove invenzioni e progressi in vari campi.

Opportunità e campi di applicazione per la segreteria scolastica

La segreteria è il cuore pulsante della gestione amministrativo-contabile della scuola, un ambito dove la mole di dati, le procedure complesse e la stringente normativa richiedono precisione e tempestività. L’AI, lungi dal voler sostituire la professionalità del personale, si propone come un “co-pilota intelligente” in grado di snellire la burocrazia, aumentare la precisione e garantire la conformità. L’obiettivo è permettere al DS, al Direttore SGA e al personale di segreteria di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto, come la programmazione finanziaria strategica, il controllo di gestione e il supporto diretto alla didattica.

Le sfide quotidiane della segreteria, che spaziano dalla gestione amministrativa e didattica (iscrizioni, registri, pagelle) alla gestione del personale (contratti, presenze), dalle comunicazioni con studenti e famiglie all’attività negoziale e agli adempimenti normativi (acquisti, bandi, GDPR), possono trovare nell’AI una chiave per un cambiamento radicale.

I campi di applicazione specifica in cui l’AI può fare la differenza nella pratica dell’amministrazione scolastica sono molteplici. Nel prosieguo di questo contributo proviamo ad approfondirne alcuni.

Gestione intelligente di email e protocollo

L’AI può essere utilizzata per:

• classificare in automatico le e-mail: utilizzando il Natural Language Processing (NLP), l’AI può analizzare il contenuto delle email e smistarle automaticamente al dipartimento o alla persona competente (es. “iscrizioni”, “personale”, “fornitori”), o categorizzarle per urgenza;
• estrarre dati da documenti allegati: l’Optical Character Recognition (OCR) e l’AI possono estrarre informazioni chiave da allegati, velocizzando l’inserimento dati;
• automatizzare il protocollo: l’AI può suggerire la corretta classificazione, protocollare un documento e associarlo a una pratica esistente, garantendo un’indicizzazione precisa e conforme alle normative vigenti;
• monitorare i tempi di risposta: un algoritmo AI può segnalare email o pratiche protocollate in scadenza, prevenendo ritardi;
• inviare e comunicare: l’AI può inviare promemoria automatici per scadenze importanti (pagamenti, riunioni), aggiornamenti sullo stato degli studenti e avvisi generali.

 Automazione della gestione documentale

Un altro possibile utilizzo dell’AI può essere quello di supportare la gestione documentale attraverso:

• classificazione e archiviazione automatica: l’AI può analizzare documenti, classificarli e archiviarli automaticamente nelle cartelle digitali corrette, risparmiando tempo e riducendo errori;
• estrazione di dati: strumenti AI possono estrarre informazioni chiave da documenti digitali, popolando automaticamente i database della scuola;
• gestione dei flussi di lavoro: l’AI può automatizzare i processi di approvazione per richieste di assenza, permessi o altri documenti, instradandoli al personale appropriato e inviando notifiche;
• traduzione linguistica: per scuole con una popolazione studentesca multilingue, l’AI può facilitare la traduzione di comunicazioni e la predisposizione di modulistica multilingue, sopperendo alla eventuale carenza del mediatore culturale;
• sintesi di riunioni e report: l’AI può trascrivere e riassumere rapidamente riunioni o lunghi documenti, facilitando la tenuta della documentazione.

Ottimizzazione nella gestione delle risorse umane

L’AI può portare un enorme beneficio all’ufficio del personale, automatizzando compiti ripetitivi e migliorando la gestione delle risorse umane. È, ad esempio, possibile la creazione di orari e turni tenendo conto di vincoli come disponibilità, preferenze, requisiti specifici e la complessità di plessi e reparti. Inoltre l’AI può fornire supporto all’ufficio del personale per le attività di reclutamento e selezione, attraverso lo screening automatico dei curricola pervenuti nell’ambito di specifiche progettualità per le quali è necessario reclutare figure esperte. Attraverso l’AI, infatti, si possono analizzare i curricula in pochi secondi, identificando i candidati che meglio corrispondono ai requisiti del ruolo e graduandoli, riducendo drasticamente il tempo dedicato allo screening diretto da parte della commissione di valutazione.

Un’altra attività può essere l’onboarding, attraverso la quale l’AI automatizza la raccolta di documenti, la gestione delle firme digitali e la configurazione degli accessi ai sistemi per i nuovi assunti.

Inquadramento giuridico e conformità normativa

Analogamente agli ambiti di intervento prima descritti, l’AI può essere utilizzata nelle ordinarie attività di segreteria finalizzate a verificare la completezza e la correttezza formale di documenti e richieste rispetto a specifici requisiti normativi. È possibile prevedere anche una cosiddetta assistenza normativa intelligente: chatbot e motori di ricerca semantica possono fornire risposte immediate su quesiti normativi specifici attingendo a banche dati legislative sempre aggiornate. In questo modo è anche possibile monitorare nuove normative e segnalare aggiornamenti pertinenti, riducendo il rischio di non conformità.

Un altro ambito di grande rilevanza in ambito scolastico in cui l’AI può costituire un valido supporto è quello della Gestione della Privacy (GDPR). In questo caso, il supporto potrebbe essere quello di mappare i flussi di dati, identificando le categorie particolari, monitorare gli accessi e generare report sulla conformità, supportando il Responsabile del Trattamento nel raccordo con il DPO.

Supporto all’attività negoziale

Nel settore negoziale, l’AI può essere utilizzata nell’analisi delle offerte, nell’ambito della quale può svolgere l’analisi preliminare di grandi volumi di documenti, evidenziando conformità o discordanze rispetto ai requisiti del bando, o identificando anomalie nei prezzi e nelle condizioni contrattuali.

Nel prosieguo dell’attività, l’AI può monitorare le scadenze contrattuali, generare alert per rinnovi o disdette e facilitare la gestione della documentazione relativa a fornitori e pagamenti, inclusa la gestione degli impegni di spesa e dei mandati di pagamento, nel rispetto degli indici di pagamento.

Più in generale, è possibile tramite l’AI un controllo di gestione generalizzato, attraverso il monitoraggio costante delle voci di spesa e di entrata che consenta di segnalare anomalie o scostamenti rispetto al budget di spesa fissato. In questo modo, l’AI fornisce al DS e al DSGA strumenti proattivi per il controllo di gestione.

Infine, nella fase della documentazione degli acquisti, attraverso l’AI può essere automatizzato il processo di ricezione, verifica e abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto e i documenti di consegna e può essere verificato che gli acquisti effettuali rispettino le normative vigenti in materia di appalti pubblici.

La gestione della carriera del personale e il riallineamento

L’AI può essere un valido alleato anche nella gestione delle tempistiche di aggiornamento della progressione di carriera del personale scolastico, in particolare per il riallineamento della carriera, la procedura che permette il riconoscimento completo degli anni di servizio pre-ruolo, per il personale scolastico immesso in ruolo prima dell’anno scolastico 2023/2024.

Infatti, attraverso strumenti di pianificazione integrati, l’AI potrebbe utilizzare un calendario digitale o un’applicazione per i promemoria per impostare avvisi e scadenze importanti. Questo permette di avere un sistema di promemoria personalizzato e differenziato per profilo professionale, evitando mancati adempimenti. Per ottimizzare l’efficacia di tali promemoria, l’AI avrebbe bisogno di informazioni dettagliate sui “soggetti” (docenti, personale ATA, qualifiche, anno di immissione in ruolo) e sulle “scadenze diversificate” (es. scadenze legate al raggiungimento di specifiche anzianità di servizio), evidenziando così, ancora una volta, l’irrinunciabilità dell’apporto umano per un corretto utilizzo dell’intelligenza artificiale.

Limiti dell’AI e la centralità del fattore umano

Nonostante le immense potenzialità, è fondamentale essere consapevoli dei limiti attuali dell’Intelligenza Artificiale. Ad esempio, l’AI eccelle nell’elaborazione di dati, ma non comprende le sfumature emotive, l’ironia o il contesto culturale complesso. Non può, infatti, sostituire l’empatia e l’intuito umano.

Occorre anche ricordare che la performance dell’AI è direttamente proporzionale alla qualità dei dati su cui viene addestrata. Dati incompleti, errati o distorti possono portare a risultati inesatti o, peggio, a decisioni discriminatorie o errori contabili. È anche per questo che lo sviluppo e l’implementazione di sistemi AI robusti e sicuri richiedono investimenti significativi in termini economici, tecnologici e di risorse umane qualificate.

Inoltre, come ogni sistema software, l’AI non è immune da bug (errore o difetto del codices), malfunzionamenti o attacchi informatici, che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati o la continuità dei servizi.

In sintesi, è sempre necessaria la supervisione e l’assunzione di responsabilità umana, in quanto l’AI è uno strumento di supporto. Le decisioni finali, soprattutto quelle che hanno un impatto significativo su persone o sulle finanze dell’istituto, devono sempre rimanere sotto la supervisione e la responsabilità delle figure professionali che ne hanno la competenza.

Il Livello di preparazione del personale: un fattore critico di successo

L’introduzione dell’AI non può prescindere da un adeguato livello di preparazione del personale. È un aspetto cruciale spesso sottovalutato. È naturale che l’introduzione di nuove tecnologie generi preoccupazioni e timori di perdere il proprio ruolo, generando una resistenza al cambiamento, spesso accompagnato da diffidenza.

Nello specifico delle segreterie scolastiche spesso si osservano profondi divari in termini di competenze digitali. Il personale delle segreterie ha livelli di alfabetizzazione digitale differenti che non consentono di dare per scontata la capacità di utilizzare nuovi e complessi sistemi basati sull’AI.

Il personale, dunque, dovrà acquisire nuove competenze, non solo operative sull’uso degli strumenti, ma anche analitiche, per interpretare i dati forniti dall’AI, e critiche, per valutare e supervisionare le decisioni algoritmiche. Servirà meno “fare” e più “controllare”, “analizzare” e “pensare strategicamente”, soprattutto per il DS e il DSGA che diventeranno “super-supervisori” dei processi automatizzati.

La formazione deve essere continua, personalizzata e pratica, basata su casi d’uso reali della segreteria e della gestione amministrativo-contabile. Meglio ancora se il personale viene coinvolto nel processo di adozione dell’AI fin dalle prime fasi, poiché le esperienze dirette ed i feedback sono preziosi per progettare soluzioni che siano realmente utili e usabili.

Prospettive future e raccomandazioni

Per massimizzare i benefici dell’AI e mitigare i suoi limiti, sono necessarie alcune linee d’azione.

• Strategia Nazionale coordinata e locale: è essenziale una visione chiara a livello ministeriale che definisca un quadro di riferimento per l’AI nella Scuola, lasciando flessibilità alle singole istituzioni scolastiche.
• Investimenti mirati in infrastrutture e soluzioni semplici: destinare fondi per piattaforme AI specifiche per il settore scolastico, sicure, interoperabili con i gestionali contabili esistenti e user-friendly per il personale non tecnico.
• Programmi di formazione e riqualificazione intensivi e specializzati: realizzare percorsi formativi modulari e certificati per il DS, DSGA e per gli assistenti amministrativi che includano le competenze digitali di base e avanzate, l’etica dell’AI e la gestione del cambiamento.
• Approccio graduale e progetti pilota: iniziare con piccole sperimentazioni su aree ben definite e misurabili, per costruire fiducia e dimostrare i benefici concreti prima di estendere l’adozione.
• Quadro normativo ed etico dettagliato: sviluppare linee guida chiare sull’uso etico e responsabile dell’AI nella Scuola, con particolare attenzione alla privacy, alla trasparenza algoritmica, alla responsabilità contabile e alla gestione delle deleghe di firma.
• Creazione di community di pratica e scambio: promuovere la condivisione di esperienze e buone pratiche tra scuole che adottano soluzioni AI, creando una rete di supporto e apprendimento reciproco.

In definitiva, l’AI rappresenta un’opportunità straordinaria per la Scuola e per la gestione della segreteria scolastica, capace di alleggerire il peso della burocrazia, di snellire le procedure amministrative e contabili e di rendere la gestione più fluida, trasparente e conforme. Tuttavia, il suo successo non dipende solo dalla tecnologia, ma soprattutto dalla nostra capacità di comprenderne i limiti, di governarne l’introduzione con un approccio etico e, in primis, di investire nel nostro personale.

L’AI è uno strumento potente, ma sono la dedizione, la competenza e la supervisione di chi lavora nella Scuola i veri fattori in grado di trasformare il potenziale in valore reale per tutta la comunità scolastica.