Nel lavoro quotidiano delle istituzioni scolastiche, il trattamento dei dati personali costituisce un aspetto trasversale delle pratiche didattiche, organizzative e comunicative. Dall’uso del registro elettronico alle comunicazioni scuola-famiglia, dalla gestione delle piattaforme digitali alla documentazione delle attività , la privacy accompagna in modo strutturale la vita ordinaria della scuola.
Un vademecum aggiornato
Questa presenza costante rende utile disporre di riferimenti condivisi per le scelte quotidiane. L’aggiornamento del documento La scuola a prova di privacy, pubblicato a fine novembre 2025, si inserisce in una linea di continuità con i materiali già disponibili e conferma l’attenzione alla fruibilità da parte dell’intera comunità scolastica, in particolare di soggetti come alunni e famiglie.
Si tratta di un vademecum aggiornato dal Garante per la Protezione dei dati personali, diffuso anche dal Ministero dell’Istruzione (MIM), per fornire linee guida pratiche a scuole, docenti, studenti e famiglie su come gestire i dati personali nel rispetto del GDPR, affrontando temi come registri elettronici, didattica a distanza (DAD), uso di app, pubblicazione online, cyberbullismo e Intelligenza Artificiale, con focus su trasparenza e protezione dei dati sensibili (DSA/disabilità ).Â
Il testo conserva integralmente l’impianto e l’organizzazione già definiti nella versione del 2023, aggiornando in modo mirato e circoscritto alcuni snodi specifici, in coerenza con le più recenti linee di indirizzo. Le indicazioni ivi contenute vanno lette alla luce delle trasformazioni che hanno inciso non tanto sulla natura dei dati trattati, quanto sulle modalità e sugli ambienti in cui il trattamento avviene. La progressiva estensione degli spazi digitali, l’interconnessione tra piattaforme, l’integrazione di servizi esterni e la diffusione di strumenti di comunicazione non istituzionali hanno reso il trattamento dei dati più distribuito, meno confinabile in procedure formalizzate e più intrecciato alle pratiche quotidiane. È su questi nuovi ambiti applicativi, piuttosto che su principi già consolidati, che l’aggiornamento concentra la propria attenzione.
Il riferimento normativo resta saldo nel Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), nel D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018 e nei pareri e provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, mentre la sfida si colloca sempre più sul piano dell’interpretazione e dell’applicazione concreta nei contesti scolastici reali.
La struttura del documento
Il documento si sviluppa attraverso un’articolazione progressiva che segue i principali snodi della vita scolastica, mettendo in relazione il trattamento dei dati personali con le attività e le responsabilità che caratterizzano i diversi ambiti di funzionamento dell’istituzione. I contenuti non sono ordinati secondo una tassonomia giuridica, ma accompagnano il lettore lungo una sequenza di contesti operativi nei quali le decisioni vengono effettivamente assunte.
Trasparenza
All’interno di questa struttura, le regole generali svolgono una funzione di orientamento, chiarendo principi, responsabilità e diritti a partire dal criterio della trasparenza. Tale principio trova applicazione, ad esempio, nell’obbligo per le scuole di fornire informative chiare e comprensibili anche ai minori sul trattamento dei dati personali; nella definizione delle basi giuridiche che legittimano il trattamento dei dati degli studenti per finalità strettamente connesse all’attività didattica e formativa; nella distinzione tra attività istituzionali e attività ulteriori, per le quali possono essere richiesti presupposti diversi. Analogamente, le regole generali orientano le scuole nella gestione di dati particolarmente delicati, come quelli relativi alla salute, alle convinzioni religiose o alle condizioni personali degli alunni e dei lavoratori, e nella corretta individuazione dei soggetti autorizzati al trattamento, senza sostituirsi alla valutazione professionale richiesta nei singoli casi. Il focus si sposta poi sulla vita dello studente, considerata nelle diverse fasi del percorso scolastico e nelle situazioni in cui il trattamento dei dati personali incide in modo diretto sulla sua sfera individuale. A partire dalle procedure di iscrizione, il documento richiama l’attenzione sulla pertinenza delle informazioni richieste e sulla necessità di limitare la raccolta dei dati a quanto strettamente funzionale alle finalità istituzionali, evitando la richiesta di dati personali non necessari o eccedenti. Analoghe cautele emergono nella vita di classe, dove la gestione di elaborati, attività didattiche e relazioni educative richiedono un equilibrio costante tra esigenze formative e tutela della riservatezza degli alunni.
Valutazione e comunicazione degli esiti
Particolare attenzione è riservata alla valutazione e alla comunicazione degli esiti scolastici, con indicazioni puntuali sulle modalità di pubblicazione dei voti e degli esami, sulla distinzione tra aree riservate e forme di diffusione non consentite, nonché sulla protezione di informazioni che potrebbero rivelare dati sensibili, come nel caso di prove differenziate o condizioni di salute. Il documento affronta inoltre ambiti che richiedono cautele rafforzate, quali la gestione dei dati relativi alla disabilità e ai disturbi specifici dell’apprendimento, le comunicazioni scolastiche non rivolte a destinatari specifici, i servizi mensa e i percorsi di transizione dalla scuola al lavoro, evidenziando come, in ciascuna di queste situazioni, la protezione dei dati personali costituisca una componente essenziale della tutela dei diritti dello studente.
Mondo connesso e nuove tecnologie
È presente una sezione del documento dedicata al mondo connesso e alle nuove tecnologie, ambito che oggi pone questioni rilevanti per le istituzioni scolastiche. In essa confluiscono temi diversi ma strettamente intrecciati, dall’intelligenza artificiale all’uso dei dispositivi digitali, dalle comunicazioni informali alla documentazione delle attività . In chiave operativa, il testo richiama alcuni esempi:
- audio, foto e video realizzati a scuola non possono essere diffusi online senza un’adeguata informazione e senza il consenso delle persone coinvolte;
- la registrazione della lezione è ammessa solo per scopi personali (ad esempio studio individuale o strumenti di ausilio), mentre non è consentita la videoregistrazione delle dinamiche di classe;
- nella didattica a distanza, la scuola deve assicurare trasparenza sulle caratteristiche essenziali del trattamento e regolare i rapporti con i fornitori della piattaforma affinché i dati siano usati solo per finalità didattiche;
- nell’uso del registro elettronico, il personale docente e amministrativo deve essere istruito anche sulle funzionalità per evitare che informazioni riferibili a singoli studenti o docenti diventino conoscibili da soggetti non autorizzati.
Pubblicazione on line
Viene inoltre affrontato il tema della pubblicazione online, richiamando la necessità di bilanciare gli obblighi di pubblicità e trasparenza con la tutela della riservatezza e soffermandosi su casi concreti nei quali il principio di minimizzazione assume un rilievo decisivo. Ne sono esempi la pubblicazione di atti e comunicazioni sul sito istituzionale, che deve limitarsi ai dati strettamente necessari. La diffusione degli elenchi degli alunni distinti per classe è consentita solo con modalità e contenuti specifici e mai attraverso una pubblicazione online indiscriminata. Relativamente alla gestione delle informazioni relative ai servizi scolastici, come mensa e trasporto, è esclusa la divulgazione di nominativi o dati idonei a rivelare situazioni personali, economiche o familiari. Viene messa anche in evidenza la particolare invasività della diffusione online e il rischio che informazioni personali restino accessibili per un tempo indefinito, con possibili ricadute sulla riservatezza delle persone coinvolte e sull’esposizione indebita di situazioni personali, economiche o familiari, in particolare quando riguardano minori.
Videosorveglianza
Anche le parti dedicate alla videosorveglianza e ad altri casi specifici confermano questa attenzione al contesto, evitando soluzioni generalizzate e richiamando la responsabilità valutativa delle scuole. In tema di videosorveglianza, ad esempio, l’installazione degli impianti è ammessa solo quando risulti effettivamente indispensabile per la tutela degli edifici e dei beni scolastici, con riprese circoscritte alle aree interessate e con cautele rafforzate per evitare interferenze con la vita scolastica e lo sviluppo della personalità dei minori. Viene inoltre ribadita la necessità di limitare l’attivazione delle telecamere negli spazi interni ai soli momenti di chiusura dell’istituto, di segnalare adeguatamente la presenza dei sistemi e di valutare con attenzione l’impatto sui diritti di studenti e lavoratori. Analoga impostazione emerge per altri casi specifici, come la somministrazione di questionari per attività di ricerca, consentita solo previa informazione chiara degli interessati e nel rispetto della libertà di adesione.
Le integrazioni: intelligenza artificiale e chat di classe
È nell’area dedicata al “mondo connesso e alle nuove tecnologie†che si concentrano le integrazioni più rilevanti rispetto alla versione del 2023. In particolare, il documento introduce un riferimento esplicito all’intelligenza artificiale, riconoscendone il potenziale impatto sul funzionamento della scuola e sui processi educativi.
Gli strumenti di IA vengono descritti come in grado di contribuire alla semplificazione dei processi organizzativi e gestionali, alla velocizzazione di compiti amministrativi complessi e al miglioramento dei processi di insegnamento e apprendimento, anche in termini di inclusività e accessibilità , in linea con i bisogni dei singoli studenti. Tale riconoscimento è tuttavia accompagnato da una forte attenzione al quadro di garanzie, in un contesto normativo ancora in evoluzione.
Il testo richiama l’intervento del Ministro dell’istruzione e del merito che, con decreto, ha disciplinato l’implementazione di un servizio digitale in materia di intelligenza artificiale all’interno della Piattaforma Unica, collegandosi alle Linee guida per l’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nelle Istituzioni scolastiche, sulle quali il Garante ha espresso parere il 4 agosto 2025. Le Linee guida pongono l’accento sulle garanzie a tutela dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati, individuando pratiche vietate, come il riconoscimento delle emozioni, e ribadendo la necessità di limitare l’uso dei dati personali riferibili a studenti e docenti ai soli casi di stretta indispensabilità , privilegiando l’impiego di dati sintetici.
Accanto all’IA, il documento affronta il tema delle chat di classe, precisando che la loro creazione e gestione da parte di alunni o genitori non rientra tra le attività di competenza dell’istituzione scolastica in qualità di titolare del trattamento. Tali strumenti sono ricondotti a comportamenti autonomi di soggetti privati. Resta fermo, per i partecipanti, l’obbligo di rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali, in particolare in relazione alla diffusione di immagini, video e informazioni sensibili. È comunque riconosciuta alla scuola la possibilità di intervenire sul piano educativo, promuovendo la sensibilizzazione degli utenti a un uso corretto e responsabile di tali strumenti.
Pubblicazione online e principio di minimizzazione
L’aggiornamento rafforza, inoltre, l’attenzione sulla pubblicazione di dati personali online, qualificata come una forma di diffusione particolarmente invasiva. La presenza dei dati sul web ne consente infatti la reperibilità indiscriminata attraverso i motori di ricerca e ne prolunga potenzialmente la permanenza nel tempo, con il rischio di utilizzi ulteriori non controllabili. A questo tema si collega il richiamo alla disciplina aggiornata sulle graduatorie per il reclutamento del personale educativo e scolastico. L’art. 35, comma 5-quinquies, del D.lgs. 165/2001, come modificato dal D.L. 14 marzo 2025, n. 25, convertito dalla L. 9 maggio 2025, n. 69, prevede la pubblicazione delle graduatorie in aree riservate ai soli partecipanti, assicurando la visibilità delle riserve, precedenze e preferenze applicate, ma nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati personali.
Un testo facilmente consultabile
Nel suo insieme, l’aggiornamento di “La scuola a prova di privacy†mantiene un’impostazione prevalentemente orientativa, tracciando tuttavia con chiarezza il perimetro giuridico entro cui le istituzioni scolastiche sono chiamate a operare. La prudenza che attraversa il testo ne rappresenta al tempo stesso il punto di forza e il principale limite, poiché assicura coerenza con il quadro di riferimento e tutela dei diritti, ma affida alle scuole il compito di tradurre principi generali in decisioni quotidiane spesso complesse e situate.
Proprio perché il quadro di riferimento in materia di intelligenza artificiale e di protezione dei dati personali risulta già ampiamente delineato, il valore dell’aggiornamento non risiede tanto nell’introduzione di nuovi contenuti, quanto nella capacità di rendere tali indicazioni più accessibili e immediatamente leggibili nel contesto scolastico, offrendo uno strumento di orientamento e consultazione non solo per gli operatori del settore, ma anche per studenti e famiglie.
